Stadsfullmäktige
Pöytäkirja 28.08.2023/Pykälä 83

Stadsfullmäktige 16.8.2021 § 95 

 Ledamot Innanen lade fram en fullmäktigemotion av Centerns fullmäktigegrupp:

 "Uppskattningarna om den offentliga upphandlingens omfattning i Finland har varierat beroende på källa. Som en del av Åtgärdsprogrammet för offentlig upphandling och den nationella upphandlingsstrategin har frågan nu undersökts och det länge väntade svaret har fåtts: 47 miljarder (https://www.valtiolla.fi/julkisten-hankintojen-arvo-on-tutkittu/).

 Karleby stad har ingen jurist som specialiserat sig på konkurrensutsättning. I många städer av motsvarande storlek har man anställt en jurist för att sköta konkurrensutsättningen av all offentlig upphandling samt en grupp experter som hjälper upphandlingsjuristen. Konkurrensutsättning kan jämföras med kirurgiarbete - kvaliteten förbättras om det finns tillräckligt många fall. Anbudsbegäran ska inkludera sysselsättning av mentalvårdsklienter och partiellt arbetsföra och det här ska naturligtvis göras redan i anbudsbegäransfasen. Dessutom ska lokala aktörer bättre beaktas i upphandlingarna.

 Karleby stads projektverksamhet är mångsidig och övergripande. Verksamheten är dock splittrad på grund av mångsidigheten. I en del fall kan det hända att pengarna inte landar i Karleby. En person som specialiserat sig på projekt skulle ha som enda uppgift att få så mycket pengar som möjligt till Karleby. Det är lätt att göra uppgiften resultatbaserad och den kunde till en början vara för viss tid.

 Vi föreslår att

 1. Karleby stad anställer en person som specialiserat sig på konkurrensutsättning och att sökningen inleds omedelbart

 2. Karleby stad anställer en person som specialiserat sig på projekt och att sökningen inleds omedelbart."

 Bilaga A § 95 Ursprunglig fullmäktigemotion

Beslut Stadsfullmäktige beslutar anteckna motionen i sitt protokoll och ge den till stadsstyrelsen för behandling.   

Stadsstyrelsen 29.11.2021 § 588 

 Beredning: Strategichef Piia Isosaari och förvaltningsdirektör Ben Weiz­mann

 Projektverksamhetens lägesrapport

 Forsknings-, utvecklings- och innovationsverksamheten (nedan FUI) i Mellersta Österbottens landskap är starkt koncentrerad till Karlebys campusområde. En särskild styrka i Karlebyregionens projektverksamhet är FUI-aktörernas och näringslivets täta samarbete, vilket dels kan jämställas med möjligheten till projektfinansiering för näringslivets utvecklingsbehov. Enligt Statistikcentralen uppgick Mellersta Österbottens FUI-utgifter år 2020 till 22,2 miljoner euro.

 Områdets centrala utvecklingsaktörer såsom universitetscenter Chy­de­nius, yrkeshögskolan Centria och Mellersta Österbottens utbildningskoncern KPEDU bedriver regionalt och nationellt betydande projektverksamhet. Därtill genomförs även internationellt betydande forsknings- och utvecklingsverksamhet särskilt inom branschen för smart specialisering, exempelvis i utvecklingen av batterikemins ekosystem­. Aktörerna utnyttjar i finansieringen av projektverksamheten olika externa finansieringskanaler på bred front. Som de viktigaste nämner aktörerna bl.a. fonderna för regional- och strukturpolitik (ERUF och ESR), jordbruksfonden, Horizon Europe, Finlands Akademi, Busi­ness Finland, ministerier, Utbildningsstyrelsen, olika stiftelser, Sitra, Interreg Eu­ro­pe och Leaderfinansiering. 

 I Universitetscenter Chydenius pågår 45 projekt och projektportföljens storlek är ca 10,5 miljoner euro av vilken universitetscentrets självfinansieringsandel är ca 7 procent. 

 Yrkeshögskolan Centrias projektportfölj är 19,2 mil­joner euro till storleken och självfinansieringsandelen är ca 17 procent. I september 2021 pågick 85 projekt. 

 I Mellersta Österbottens utbildningskoncern KPEDU pågår 57 projekt och projektverksamhetens volym år 2021 uppgår till ca 4 mil­jo­ner euro. KPEDU:s självfinansieringsandel i projekten är ca 20 procent. 

 Karleby stads projektverksamhet

 Karleby stad kan ha olika roller i projekten, endera som administratör, alltså som ansvarig genomförare av projektet, delgenomförare eller som beviljare av kommunal medfinansiering. I stadsorganisationen kan projekt alltså genomföras inom sektorerna eller tillsammans med andra organisationer i egenskap av delgenomförare. Den ansvariga genomföraren bär helhetsansvaret för projektet och delgenomföraren i ett grupprojekt svarar för sin egen del av projektet. 

 Som beviljare av kommunal medfinansiering beviljar Karleby stad kommunal medfinansiering för projekt som andra organisationer genomför. Verksamhetsmodellen för berednings- och beslutsprocessen vad gäller kommunal medfinansiering godkändes i stadsstyrelsen 11.11.2019 § 518. År 2021 har det inkommit 27 nya ansökningar om kommunal medfinansiering och av dessa har 18 fått ett positivt beslut. I kommunal medfinansiering har bundits sammanlagt 323 663 €. 

 2021 pågår sammanlagt 55 utvecklingsprojekt eller projekt i stadsorganisationen. Kostnadskalkylen för dem uppgår till sammanlagt 4 262 178 € av vilken den externa finansieringens andel är 3 339 823 € och stadens självfinansieringsandel 926 373 €. Uppgiften om kostnadskalkylen har här angetts för hela projektets genomföringstid, alltså fördelas den på 2 - 4 år.

 Stadens nuvarande projektverksamhet fördelas enligt sektor och ansvarsområde på följande sätt: 

 Bildningsväsendets projektverksamhet

. 46 projekt av mycket varierande storlek pågår och kostnadskalkylen för dem ligger mellan 3 750 € -

 1 078 158 €.

. Projektvolymen sammanlagt 2 991 393 €, den externa finansieringens andel 2 681 131 €, självfinansieringsandel 314 380 €.

 Stadsmiljös projektverksamhet

. 4 pågående projekt och en i inledningsfasen. 

. Projektvolymen sammanlagt 1 024 835 €, den externa finansieringens andel 468 155 €, självfinansieringsandel 556 680 €.

 Projektverksamheten i näringsliv och stadsutveckling samt sysselsättningstjänster

. Delgenomförare i 4 projekt med en heltidsanställd och 3 delvis arbetande arbetstagare

. Projektvolymen sammanlagt 245 859 €, den externa finansieringens andel 190 537 €, självfinansieringsandel 55 313 €.

 Projektverksamheten i Karlebynejdens Utveckling Ab KOSEK

 Projekten i Karlebynejdens Utveckling Ab KOSEK är centrala för utvecklingen av näringsverksamheten och företagens beredskap genom olika försök och nya öppningar. I KOSEK pågår 4 projekt och projektverksamhetens volym är 1 041 840 € av vilken den externa finansieringens andel är 826 572 €. 

 Man kan ansöka om finansiering för projekt i stadens olika sektorer av en bred grupp huvudfinansiärer. Många ministerier (Finansministeriet, Miljöministeriet, Undervisnings- och kulturministeriet samt Utbildningsstyrelsen) har beviljat nationell finansiering, likaså Regionförvaltningsverket (AVI). EU-finansiering kanaliseras till projekten via Mellersta Österbottens förbund och Närings-, trafik- och miljöministeriet (NTM) samt direkt via EU-aktörer, exempelvis via programmet Eras­mus+. Många mindre finansiärer erbjuder också stödfinansiering, exempelvis Leader-verksamhetsgrupper och många stiftelser inom kulturbranschen såsom Svenska kulturfonden och Keskitien säätiö.

 När extern finansiering söks för regionen är det viktigt att utnyttja kompetensen och resurserna hos utbildningsorganisationerna som redan aktivt genomför FUI-verksamhet. Öppen interaktion om utvecklingsbehov hos regionens aktörer och näringsliv är centrala för att projektverksamhet med effekt ska kunna uppstå. Exempelvis Kosek och regionens FUI-aktörer diskuterar regelbundet om behov som anknyter till projektverksamheten och om deras finansieringsmöjligheter.   

 Extern projektfinansiering förutsätter nästan alltid en självfinansieringsandel av projektens genomförarorganisation. Av projektens kostnadskalkyl utgör den externa finansieringens andel i genomsnitt 50-90 procent och återstående 10-50 procent självfinansieringsandelen. Genomförandet av projekt förutsätter alltså beredskap i varje sektors budget. Genomförandet av projekt förutsätter också personalresurser, utöver själva projektarbetaren krävs en arbetsinsats inom bokföring och projekthantering. Således bör projektverksamheten vara utvecklingshelheter som stöder organisationens strategiska mål och för vilka tillräckliga ekonomiska resurser och personalresurser har dimensionerats. 

 En aktiv och behovsorienterad projektverksamhet utgör en del av utvecklingsverksamheten i stadens sektorer och ansvarsområden. I bakgrunden till att projekt ansöks finns alltid ett utvecklingsbehov som man söker en lösning till med hjälp av projektverksamhet. Varje sektor har uppdaterad information om tillgängliga finansieringskanaler samt om sektorns resurser och möjligheter att genomföra projektet.

 De utvecklingsprojekt och projekt som för närvarande genomförts i stadsorganisationen är inte enhetligt framme och deras helhetsvolym har inte rapporterats. För att utveckla projektverksamheten är det därför skäl att i fortsättningen satsa på att göra genomfört arbete synligt exempelvis genom information om den gemensamma projektportföljen på stadens webbplats.

 I enlighet med Karleby stads uppdaterade upphandlingsanvisning kommer stadens projektverksamhet som helhet att årligen rapporteras i samband med bokslutet. På så sätt kan projektverksamheten, som i nuvarande form är splittrad, bättre visas som en helhet med tanke på såväl utvecklingen av stadsorganisationen, anskaffningen av extern finansiering som riskhanteringen.

 Konkurrensutsättning och upphandling

 Stadsstyrelsen har 16.9.2019 § 424 godkänt Karleby stads upphandlingsprogram. Programmet bidrar för egen del till genomförandet av stadens strategi och mål som satts upp i den. I programmet sätts på högre nivå upp mål i vilka beaktas bland annat upphandlingarnas lönsamhet som helhet under upphandlingens hela livscykel. Med genomförandet av programmet eftersträvas också främjandet av marknadernas funktion och uppmärksamhet fästs vid att upphandlingarna främjar stadens sysselsättnings-, miljö- och produktivitetsmål. Upphandlingarnas funktionella mål linjeras och uppdateras årligen i samband med behandlingen av budgeten.

 För närvarande sker Karleby stads upphandlingar decentraliserat. Staden har ingen centraliserad upphandling. I enlighet med upphandlingsprogrammet ansvarar sektorerna och ansvarsområdena självständigt för planeringen och konkurrensutsättningen av upphandlingar. På så sätt bildar upphandlingens genomförare inom ramen för sina befogenheter en självständig upphandlande enhet i enlighet med upphandlingslagen eller stadens upphandlingsanvisning i förhållande till anbudsgivare. Därtill gör staden upphandlingar som anknutna enheter eller i synnerhet vid upphandling av volymer på så sätt att upphandlingarna genomförs som en upphandlingsring eller exempelvis genom att ansluta sig till nationella gemensamma upphandlingar.

 Det väsentliga med tanke på upphandlingarnas genomförande är tillräcklig planering av upphandlingarna samt professionellt genomförande av upphandlingsprocessen under upphandlingens hela livscykel. Vad gäller detta fäster man helt riktigt i motionen uppmärksamhet på stärkandet av upphandlingskompetensen. Med beaktande av rådande situation, då upphandlingarna görs decentraliserat, är grundandet av en separat upphandlingsenhet ändå inte den ändamålsenligaste lösningen på kort sikt. Stadens egna funktioner bör dock kontinuerligt bedömas ur den ändrande verksamhetsmiljöns perspektiv, och om man i fortsättningen anser att det med tanke på helheten är motiverat att grunda en separat upphandlingsenhet borde saken bedömas ur hela koncernens synvinkel. Med hänvisning till Karleby stads gällande koncerndirektiv är principen att även dottersamfunden ska följa stadens upphandlingsprogram i sin verksamhet.

 För närvarande har inga anslag reserverats i budgeten för rekrytering av en jurist eller biträdande experter som specialiserat sig på konkurrensutsättning. Det här utesluter naturligtvis inte att specialister då och då behövs för genomförandet av upphandlingar. Ansvarsområdena har inom ramen för anslag möjlighet att anlita upphandlingsspecialister för konsultation om genomförandet av konkurrensutsättningen på ett högtstående sätt det förutsätter. Genomförandet av upphandlingar kräver ofta branschövergripande kompetens och inte ens god expertis i substanskomptens garanterar att konkurrensutsättningen ligger på hög nivå. I förhållande till upphandlingens totala värde är det ofta motiverat med tanke på helheten att anlita en specialist uttryckligen i konkurrensutsättningsskedet. Särskilt inom de ansvarsområden där bara några få större konkurrensutsättningar görs under ett år eller rent av under fullmäktigeperioden är det motiverat att expertis inom konkurrensutsättning från fall till fall fås av specialister.

 En väsentlig faktor vid sidan av resursallokering är upprätthållandet av en lämplig och tidsenlig utbildningsnivå. Det är uppenbart att alla som är sysselsatta med upphandlingar ska upprätthålla sin upphandlingskompetens på en sådan nivå att upphandlingarna kvalitativt kan genomföras. Vad gäller det här har man strävat efter att öka och uppmuntra till deltagande i utbildningar. För närvarande är ett insatsområde elektroniska konkurrensutsättningssystem samt portaler och utnyttjandet av dem. I utbildningarna ska vid sidan av det tekniska genomförandet också betonas den juridiska gestaltningen av upphandlingshelheten.

 I motionen föreslås att "Anbudsbegäran ska inkludera sysselsättning av mentalvårdsklienter och partiellt arbetsföra.". I enlighet med upphandlingsprogrammet främjas sysselsättningen i stadens upphandlingar genom att i upphandlingar utnyttja sociala kriterier. Det här betonas i arbetsintensiva upphandlingar. I anbudsbegäran ska det här öppnas så att för de företag som deltar i konkurrensutsättningen möjliggör kriterierna utökandet av jämförelsepoängen ifall de sociala kriterierna uppfylls. Med det här avses uttryckligen de i motionen nämnda målgrupperna.

 Det är uppenbart att den offentliga sektorn genom egna upphandlingar spelar en central roll när det gäller att stödja fungerande marknader. Även om upphandlingsförfaranden är rätt starkt reglerade utesluter inte reglerna beaktandet av lokaliteten i planeringen eller genomförandet av upphandlingar. Med upphandlingar skapas förutsättningar för näringsverksamhet och företagsamhet. Således måste upphandlingarnas effekter inom den offentliga upphandlingen också granskas lokalt. Det väsentliga är att lokala företag så brett som möjligt kan delta i konkurrensutsättningen. Definieringen av upphandlingsobjekt och bedömningen av helheten, exempelvis godkännande av delanbud, är även de redskap med vilka lokala företags möjligheter att delta i konkurrensutsättningen utökas. Utökandet av olika ramavtals manifestationsformer är inte bara en flexibel upphandlingsform utan ett sätt att göra en offentlig upphandling där flera företag väljs till avtalsleverantörer. Redan nu har upphandlingsenheterna i enlighet med upphandlingsprogrammet möjlighet att främja regionens företags deltagande i konkurrensutsättning genom att utnyttja kriterier som anknyter till leveranstiden eller exempelvis till koldioxidavtrycket eller liknande hållbar utveckling.

 I budgeten 2022 har anslag inte anvisats för tillsättande av vakanser som föreslås i fullmäktigemotionen. Upphandlingsverksamheten och upphandlingar sköts inom sektorerna och ansvarsområdena utgående från behov och i enlighet med stadsstrategins mål. Det väsentliga är att rapporteringen av upphandlingsverksamheten och upphandlingar ytterligare tillspetsas.

Stadsdirektören  Stadsstyrelsen föreslås fullmäktige att fullmäktige

1  antecknar åtgärderna med anledning av motionen för kännedom

2  anser att motionen är slutbehandlad.

Beslut Stadsstyrelsen godkände beslutsförslaget.

Stadsfullmäktige 13.12.2021 § 173

Stadsstyrelsen Stadsfullmäktige beslutar

1  anteckna åtgärderna med anledning av motionen för kännedom

2  anse att motionen är slutbehandlad.

Beslut Stadsfullmäktige beslutade enhälligt återremittera ärendet för ny beredning.             

Stadsstyrelsen 16.01.2023 § 20   

39/00.01.06/2023  

Beredning         Förvaltningsdirektör Ben Weizmann

Fullmäktigemotionen har återremitterats för ny beredning 13.12.2021 § 173. För Stadsmiljösektorns ansvarsområde Tillstånd har inrättats en ny tjänst som stadsmiljöjurist (stadsstyrelsen 16.5.2022 § 224). I rekryteringen har uttryckligen betonats även kompetensen i upphandling. Tillsättandet av tjänsten pågår fortfarande. I samband med behandlingen av budgeten 2023 har inte separat föreslagits något annat anslag för rekrytering av en särskild upphandlingsspecialist.

Stadsstyrelsen har 19.12.2022 § 586 godkänt Karleby stads upphandlingsprogram 2022 - 2025. I upphandlingsprogrammet konstateras att Karleby stads upphandlingar sker decentraliserat och att Karleby stad inte har centraliserad upphandling. I enlighet med programmet svarar sektorerna och ansvarsområdena självständigt för upphandlingen inom det egna kompetensområdet. I samband med beslutet har det dock konstaterats att planeringen och förverkligandet av upphandlingar samt upphandlingarnas livscykeltänkande förutsätter tillräcklig resursering samt kunnig personal. Utifrån dessa utgångspunkter har det ansetts ändamålsenligt att år 2023 utreda om upphandlingarna även i framtiden görs decentraliserat eller om det eventuellt borde övervägas att en del av upphandlingarna centraliseras. På basis av sektorernas respons är det dock uppenbart att i framtiden finns det alltmer behov att stärka upphandlingskompetensen och -expertisen i sektorerna. Det bör utifrån utredningen bedömas behovet av eventuella resurser och om hur kompetensen och resursen/resurserna riktas.

Beredning         Förvaltningsdirektör Ben Weizmann

Stadsstyrelsen har 19.12.2022 § 586 i samband med godkännandet av upphandlingsprogrammet beslutat att det år 2023 utreds hur organiseringen av stadens upphandlingar ska förverkligas i framtiden. En separat tillsatt upphandlingsarbetsgrupp har på sitt sammanträde 12.4.2023 behandlat helheten som anknyter till saken och beslutat föreslå att en tjänst som upphandlingsexpert grundas. Stadsstyrelsen har i enlighet med förslaget beslutat 29.5.2023 § 246 grunda tjänsten som upphandlingsexpert. Beslutet och förslaget har motiverats på det sätt som framgår närmare av beslutet bland annat med att "utgående från diskussioner och sektorernas respons är det uppenbart att det finns behov att stärka upphandlingskompetensen och -expertisen inom sektorerna. Utöver samordningen av upphandlingar kan man kortfattat konstatera att man i ansvarsområdena har behov av bland annat enhetliga anvisningar och utveckling av användningsprinciperna för de program som används i konkurrensutsättningen. Samtidigt upplevs det att man i ansvarsområdena tidvis behöver upphandlingsjuridiskt kunnande till stöd för förfarandet med och genomförandet av upphandlingar."

Det mest ändamålsenliga är att i enlighet med beslutet grunda tjänsten att lyda under koncernförvaltning och koncerntjänster. Av en upphandlingsexpert förutsätts övergripande förtrogenhet med upphandlingsförfarande och upphandlingslagen. Experten finns till stöd vid konkurrensutsättning och ansvarar för utvecklingen av hela organisationens upphandlingsväsende. På basis av ovan anförda konstateras att med rekryteringen av en upphandlingsexpert kan man åtminstone delvis svarar på det i motionen framförda.

Beslut        Stadsstyrelsen godkände beslutsförslaget.

Stadsfullmäktige 28.8.2023 § 83

39/00.01.06/2023

Stadsstyrelsen   Stadsfullmäktige beslutar  

1   anteckna åtgärderna med anledning av motionen för kännedom.

2   anse att motionen är slutbehandlad.

Beslut  Stadsfullmäktige godkände beslutsförslaget.