Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 11.03.2024/Pykälä 115

Yhteistoimintaryhmä 01.09.2022 § 36 

Valmistelija henkilöstöjohtaja Kirsi Rytkönen

Henkilöstösuunnitelman 2022-2024 yhtenä keskeisenä tavoitteena on työhyvinvoinnin ja työkykyprosessien kehittäminen. Tähän liittyen sairauspoissaolojen vähentämiseksi tehdään jatkuvaa työtä yhdessä työterveyshuollon kanssa. Käytössä on Työkyvyn tuen malli, johon sisältyy mm. varhaisen tuen - ja korvaavan työn mallit. Työhyvinvoinnoin - ja tuottavuushyötyjen tehostamiseksi työkykyjohtamisen prosessit vaativat vahvempaa tiedolla johtamista, digitalisointia ja systematisointia. Tavoitteena on, että työkykyjohtaminen on osa päivittäisjohtamista koko organisaatiossa.

Työterveyshuolto on kartoittanut työkykyjohtamisjärjestelmiä, jotka soveltuvat erityisesti suuremmille organisaatioille. Kartoituksen tuloksena ehdotetaan työkykyjohtamisen ja tiedolla johtamisen digitaalisen työkykyjohtamisen pilotointia. Järjestelmä on työntekijöiden työkyvyn ja hyvinvoinnin tiedolla johtamiseen liittyvien prosessien, tietojen hallintaan ja digitalisointiin liittyvä tietoturvallinen SaaS-pohjainen järjestelmä. Järjestelmän avulla tavoitellaan sairauspoissaolokustannusten laskua sekä ongelmakohtien tunnistamista ja toimenpiteiden kohdentamista ajoissa. Ratkaisun myötä työntekijän, työantajan ja työterveyshuollon yhteistyö siirtyy reaaliaikaiselle tasolle ja mahdollistaa työkyvyn tuen käyttöönoton oikea-aikaisesti. Järjestelmä mahdollistaa tietoturvallisen viestinnän henkilöstöpalvelujen ja työterveyshuollon kanssa.

Sairauspoissaolojen taustalta ei ole löydettävissä vain yhtä yksittäistä tekijää, vaan kyseessä on monimuotoinen ilmiö, jota voidaan tarkastella eri näkökulmista. Sairaudet selittävät vain osan poissaoloista. Dataan ja ennakoivaan johtamiseen perustuva systemaattinen ja mitattava työkykyjohtamisen mallin tuottavuushyöty kohdentuu erityisesti näihin taustalla vaikuttaviin tekijöihin.

Työkykyjohtamisen digitaalisen ratkaisun pilotointi kohdistuu n. 230 työntekijää eri toimialoilta. Pilotti voidaan aloittaa syksyllä 2022. Tietojärjestelmäpalvelun hinta on 1 € / työntekijä / kk sekä käyttöönottoprojektin kertakustannus 10 000 €. Yhteensä pilotin kustannukset vuoden 2022 aikana ovat n. 11 000 €. Kustannukset katetaan työhyvinvoinnin edistämiseen varatusta määrärahasta kaupunginhallituksessa 20.12.2021 hyväksytyn käyttösuunnitelman 2022 mukaisesti.

Esittelijä Yhteistoimintaryhmä päättää hyväksyä digitaalisen työkykyjohtamisjärjestelmän pilotoinnin omalta osaltaan ja lähettää asian edelleen kaupunginhallitukselle hyväksyttäväksi.

Päätös Yhteistoimintaryhmä hyväksyi päätösesityksen.

Kaupunginhallitus 12.09.2022 § 413 

Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus päättää hyväksyä digitaalisen työkykyjohtamisjärjestelmän pilotoinnin.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen.

Yhteistoimintaryhmä 06.03.2024 § 14 

Valmistelija vt. henkilöstöjohtaja Riikka Parkas-Tieva

Digitaalista työkykyjohtamisjärjestelmää on Kokkolan kaupungilla pilotoitu seitsemässä työyksikössä noin 6 kk ajan. Pilottiin osallistuneet työyhteisöt ovat olleet kaupungin eri toimialoilta. Kaikkiaan järjestelmän käytön piirissä on ollut n. 250 työntekijää.

Pilotissa on toiminut ohjausryhmä, jossa on ollut mukana edustus työterveyshuollosta ja henkilöstöpalveluista, pilottiyksiköiden esihenkilöt sekä työkykyjohtamisjärjestelmän toimittajan edustajat. Kokemuksia järjestelmän käytöstä on kerätty alkuvuoden 2024 aikana.

Kokemukset järjestelmän käytöstä ovat olleet käyttäjien palautteen perusteella myönteisiä. Järjestelmä itsessään on koettu helppokäyttöiseksi ja toiminnallisuuksien on koettu tukevan esihenkilön ja työntekijän välisiä keskusteluja työkykyä ja sairauspoissaoloja koskien. Esihenkilöille ja henkilöstöpalveluille järjestelmä tarjoaa uudenlaisia tiedolla johtamisen työkaluja reaaliajassa. Työterveyshuolto on osaltaan järjestelmän käyttäjänä, ja työterveyshuollon suuntaan järjestelmä mahdollistaa aiempaa nopeamman tiedonkulun ja reagoinnin mahdollisissa työkykyä uhkaavissa tilanteissa.

Järjestelmän käytön suoraa vaikutusta sairauspoissaolojen määrään ei vielä lyhyen käyttökokemuksen jälkeen voida arvioida. Muun muassa sairauspoissaolojen juurisyistä on kuitenkin saatu uutta tietoa, mikä jatkossa tulee helpottamaan työkyvyn tuen toimenpiteiden tehokasta kohdentamista.

Järjestelmän käyttö on tarkoitus laajentaa koskemaan organisaation koko henkilöstöä vuoden 2024 aikana. Käyttöönotto on suunniteltu toteutettavaksi asteittain.

Esittelijä Yhteistoimintaryhmä päättää merkitä asian tiedoksi

Päätös Yhteistoimintaryhmä päätti merkitä asian tiedoksi ja lähettää asian edelleen kaupunginhallitukselle käsiteltäväksi.

Kaupunginhallitus 11.03.2024 § 115  

839/01.00.03/2022  

Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus päättää merkitä asian tiedoksi.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen.