Stadsfullmäktige
Pöytäkirja 21.10.2024/Pykälä 97

Stadsfullmäktige 21.10.2024 § 404§ 97  

Beredning Förvaltningsdirektör Ben Weizmann, datahanteringsspecialist Anna Vierimaa, dataförvaltningschef Matias Karlström och förvaltningssekreterare Lea Mäkelä

 I kapitel 8 i förvaltningsstadgan, Dokumentförvaltning, bestäms stadsstyrelsens uppgifter inom dokumentförvaltningen, uppgifterna för den tjänsteinnehavare som leder dokumentförvaltningen, uppgifter inom nämndernas dokumentförvaltning samt om tvåspråkighet i stadens verksamhet. På grund av ändringar i informationshanteringslagen är det skäl att uppdatera förvaltningsstadgan beträffande informationshantering och dokumentförvaltning. Samtidigt granskas kapitlets rubriker.

 I informationshanteringslagen bestäms det om ordnande av informationshanteringen.

Kommunerna och samkommunerna är informationshanteringsenheter som avses i informationshanteringslagen. En informationshanteringsenhet har i uppgift att ordna informationshanteringen i enlighet med kraven i lagen. Stadsstyrelsen fungerar som informationshanteringsenhet. Stadsstyrelsen ska ombesörja att ansvaren i anslutning till informationshanteringen har definierats.

Med informationshantering avses sådana åtgärder och informationssäkerhetsåtgärder baserade på behov som uppkommer i samband med en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet, i syfte att hantera en myndighets informationsmaterial, informationen i olika behandlingsskeden och informationen i informationsmaterial, oberoende av på vilket sätt informationsmaterialen lagras och behandlas i övrigt.

Dokumentförvaltningen styr, övervakar och utvecklar produktionen, behandlingen, förvaringen, förstöringen och arkiveringen av uppgifter i handlingar och håller uppgifterna lätt tillgängliga med hjälp av sökfunktioner. Enligt principen om offentlighet i förvaltningen är en myndighets handlingar offentliga och sekretessen regleras i offentlighetslagen och speciallagstiftning.

Skyldigheterna enligt dataskyddsbestämmelserna tryggar skyddet för den personliga integriteten vid behandlingen av personuppgifter. De viktigaste bestämmelserna som gäller skydd av personuppgifter är EU:s allmänna dataskyddsförordning, dataskyddslagen och lagen om integritetsskydd i arbetslivet.

I kapitel 8 i förvaltningsstadgan (§ 59) läggs till uppgifter och ansvar som gäller informationshantering och paragrafen delas in i § 59 a och § 59 b (tilläggen med blått och kursiv i bilagan). Inga andra paragrafer i kapitel 8 ändras.

 Bilaga A  Ändringar av förvaltningsstadgan

Stadsdirektören Stadsstyrelsen beslutar

1.                          föreslå att stadsfullmäktige godkänner de ändringar av förvaltningsstadgan som beskrivs i bilaga A (§ 59 a och b).

2 ålägga koncernförvaltning och koncerntjänster att göra nödvändiga ändringar i sin verksamhetsstadga.

Beslut Stadsfullmäktige godkände beslutsförslaget.

Stadsfullmäktige 21.10.2024 § 97

886/00.01.01.00/2023     

   Bilaga A  Ändringar av förvaltningsstadgan

Stadsstyrelsen Stadsfullmäktige beslutar godkänna de ändringar av förvaltningsstadgan (§ 59 a och b) som föreslås i bilaga A.

Beslut Stadsfullmäktige godkände beslutsförslaget.