Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.10.2024/Pykälä 404

Kaupunginhallitus 07.10.2024 § 404  

886/00.01.01.00/2023  

Valmistelija Hallintojohtaja Ben Weizmann, tiedonhallinnan asiantuntija Anna Vierimaa, tietohallintopäällikkö Matias Karlström ja hallintosihteeri Lea Mäkelä

 Hallintosäännön luvussa 8 Asikirjahallinnon järjestäminen määritellään kaupunginhallituksen asiakirjahallinnon tehtävät, asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät, lautakuntien asiakirjahallinnon tehtävät sekä kaksikielisyydestä kaupungin toiminnassa. Tiedonhallintalain (TihL) muutoksista johtuen on syytä päivittää hallintosääntöä tiedonhallinnan sekä asiakirjahallinnon osalta. Samalla tarkistetaan luvun otsikointia.

 Tiedonhallintalaissa määritellään tiedonhallinnan järjestämisestä.

Kunnat ja kuntayhtymät ovat tiedonhallintalaissa tarkoitettuja tiedonhallintayksikköjä. Tiedonhallintayksikön tehtävänä on järjestää tiedonhallinta vaatimusten mukaisesti. Kaupunginhallitus toimii tiedonhallintayksikkönä. Kaupunginhallituksen on huolehdittava, että tiedonhallintaan liittyvät vastuut on määritelty.

Tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista.

Asiakirjahallinto ohjaa, valvoo ja kehittää asiakirjatietojen tuottamista, käsittelyä, säilyttämistä, hävittämistä ja arkistointia sekä pitää hakumenetelmien avulla asiakirjatiedot helposti saatavilla. Hallinnon julkisuusperiaatteen ja julkisuuslain mukaan viranomaisen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja niiden salassapidosta säädetään julkisuuslailla ja erityislainsäädännöllä.

Tietosuojasääntelyn velvoitteilla toteutetaan yksityisyyden suojaa henkilötietoja käsiteltäessä. Tärkeimmät henkilötietojen suojaa koskevat säädökset ovat EU:n yleinen tietosuoja-asetus, tietosuojalaki ja laki yksityisyyden suojasta työelämässä.

Hallintosäännön lukuun 8 (§ 59) lisätään tiedonhallintaa koskevat tehtävät ja vastuut, jotka jaotellaan § 59 a ja § 59 b (liitteessä lisäykset sinisellä ja kursiivilla). Luvun 8 muita pykäliä ei ole tarkoitus muuttaa.

 Liite A  Muutokset hallintosääntöön

Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus päättää

1.                          esittää kaupunginvaltuustolla liitteessä A esitetyt hallintosääntömuutokset (§ 59 a ja b).

2  edellyttää, että konsernihallinnon ja -palveluiden toimintasääntöön tehdään tarvittavat muutokset.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen.