Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 30.10.2023/Pykälä 463

Mainostoimistokilpailutus ja hankintapäätös

Kaupunginhallitus 21.02.2022 § 90 

Valmistelija Markkinointi- ja viestintäpäällikkö Päivi Korpisalo

 Kaupunginhallitus on 14.12.2021 §607 kokouksessaan käsitellyt mainos- ja viestinätoimistojen kilpailutusta.

Kokkolan kaupunki on oheisaineistona olevan tarjouspyynnön mukaisesti pyytänyt tarjousta mainostoimistopalveluista kaupungin vastuualueiden sekä erikseen mainittujen konserniyhtiöiden käyttöön. Hankinta sisältää erilaisia markkinointitoimenpiteiden sekä -kampanjoiden kokonaissuunnittelua, graafista suunnittelua, erilaisten painotöiden taittotyötä, tekstin- ja visuaalisuuden suunnittelua, konseptisuunnittelua sekä digitaalista- ja somemarkkinointia.

Oheisaineistona tarjouspyyntö

Puitejärjestelyssä tilaajina ovat Kokkolan kaupunki, Kokkolanseudun Kehitys Oy KOSEK, Kokkolan Matkailu Oy, Nuorisokeskus Villa Elba Oy, Kokkolan Teollisuuskylä Oy sekä Liikelaitos Kokkolan Vesi.

Kyseessä on hankintalain mukainen kansallinen kynnysarvon ylittävä mainostoimistopalveluhankinta ja usean toimittajan puitejärjestely. Mainostoimistopalvelut kilpailutettiin 20.12.2021 -17.1.2022 avoimella menettelyllä.

Määräaikaan mennessä 17.1.2022 klo 15.00 saatiin 13 tarjousta: Kaski Creative Agency Oy, Doop dmp Oy, Å Communications Oy, My Some Oy, Oy Fristyle Ab, KMG Turku, Mainostoimisto Luma Oy, Creamedia Oy, Laboratorio Uleåborg Oy, Oy Preesens Ab, Sohova Oy, WTF Design Oy, Saana Wang

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajalle asetetut kelpoisuusehdot. Kaikki tarjoukset olivat myös tarjouspyynnön mukaisia ja otettiin mukaan tarjousvertailuun. Tarjousvertailu on suoritettu ja vertailutaulukko on oheisaineistona. Hankinta ratkaistiin tarjoajien hinta- ja laatuvertailulla kriteerien tärkeysjärjestyksessä. Arviointi on suoritettu markkinointi- ja viestintätiimin toimesta elinkeinot ja kaupunkikehitys vastuualueella.

Laatuvertailun kriteerien tärkeysjärjestys on tarjouspyynnön mukaisesti ollut seuraava:

1) Suunnittelutyön hinta euroa/tunti

2) Osaaminen (asiantuntijat ja työnäyte)

3) Toimintamalli, toimitusvarmuus sekä riskienhallinta

4) Asiantuntijoiden referenssit Suomen kunta-alalla

Oheisaineistona vertailutaulukko sekä arvioinnin perusteet.

Valituksi tulevat tarjoajat asetettiin puitejärjestelyssä etusijajärjestykseen.

Hankinnan tilaaminen puitejärjestelyssä palveluntuottajilta ratkaistaan tämän kilpailutuksen mukaisen kokonaistaloudellisen edullisuuden etusijajärjestyksen tai sopimuskaudella tehtävän minikilpailutuksen mukaisesti.

1. Etusijajärjestys: Mainostoimistopalvelujen kertahankinnat tilaaja hankkii siltä palveluntuottajalta, joka tilaajan arvion mukaan pystyy hankinnan toteuttamaan kulloinkin tilaajan tarpeiden, tavoitteiden ja aikataulun mukaisesti.

2. Minikilpailutus: Yli 20 000 euron (alv 0 %) mainostoimistopalvelujen kertahankinnoissa, tilaajalla on oikeus myös kilpailuttaa kyseinen hankinta palveluntuottajien kesken minikilpailutuksella.

Valinta tehdään tällöin hinta/laatu - arviointia käyttäen seuraavia kriteerejä: - Hinta, 40 % (tuntihinta ja arvio käytettävistä tunneista) - Laatuarviointi, 60 % suoritetaan arvioimalla: tehtävään esitetty tiimi (työkokemus ja koulutus), alustava toteutussuunnitelma, toimitusaika, toimitusvarmuus (tiimin tehtävänjako ja varahenkilöjärjestelyt)

Puitesopimuksen sopimuskausi on 1.2.2022-31.12.2023

(+ optio 1.1.2024-31.12.2024).

Kaupunginjohtaja          Kaupunginhallitus päättää valita puitejärjestelyyn kaikki  

      tarjouksen jättäneet vertailutaulukon mukaisessa    

      etusijajärjestyksessä.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen.

Kaupunginhallitus 30.10.2023 § 463  

809/07.02.01.02/2021  

Valmistelija Markkinointi- ja viestintäpäällikkö Päivi Korpisalo

Kaupunginhallitus on 21.2.2022 §90 käsitellyt mainostoimistokilpailutusta sekä hankintapäätöstä ja valinnut puitejärjestelyyn kaikki tarjouksen jättäneet 13 mainostoimistoa. Puitejärjestelyyn valittujen mainostoimistojen kanssa on tehty hankintasopimus, joka on voimassa 1.2.2022 - 31.12.2023.

Hankintasopimuksiin sisältyy optio, joka oikeuttaa Kokkolan kaupungin jatkamaan sopimuskautta 1.1.2024 - 31.12.2024. Optiovuoden käytöllä halutaan varmistaa vuonna 2023 aloittettujen markkinointitoimenpiteiden saumaton jatkuvuus vuonna 2024. Esimerkiksi KokkolaWorks-kampanjan sekä muiden markkinointitoimenpiteiden jatkon kannalta on tarkoituksenmukaista, että yhteistyö jatkuu valittujen kumppaneiden kanssa. Optiovuosi jatkuu hankintakilpailutuksen mukaisin hinnoin.

Kaupunginhallitus on tämän lisäksi 21.2.2022 §91 käsitellyt viestintätoimistokilpailutusta sekä hankintapäätöstä ja valinnut Telegraafi Oy:n. Ottaen huomioon viestintätoimiston varsin vähäinen käyttö, ei ole tarkoituksenmukaista tässä tapauksessa käyttää hankintasopimukseen sisältyvää optiovuotta.

Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus päättää

1                                  käyttää mainostoimistopalveluiden hankintasopimusten optiovuoden 2024.

2                                  sekä päättää olla käyttämättä viestintätoimistopalveluiden hankintasopimuksen optiovuoden 2024 osalta.

Päätös  Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen.