Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 29.05.2023/Pykälä 246

Kaupunginhallitus 29.05.2023 § 246  

496/01.01.00.00/2023  

Valmistelija Hallintojohtaja Ben Weizmann ja talousjohtaja Mikko Tornikoski

Kaupunginhallitus on 19.12.2022 § 586 hankintaohjelman hyväksymisen yhteydessä päättänyt, että kaupungin hankintojen toteuttamisen organisoiminen tulevaisuudessa selvitetään vuoden 2023 aikana. Kaupunginjohtajan nimeämä hankintatyöryhmä on kokouksessaan 12.4.2023 käsitellyt asiaan liittyvää kokonaisuutta. Asia on osaksi nostettu esille myös valtuustoaloitteessa (vsto 16.8.2021 § 95).

Hankintaohjelmassa todetaan, että Kokkolan kaupungin hankinnat on järjestetty hajautetusti, eikä Kokkolan kaupungilla ole keskitettyä hankintatoimea. Toimialat ja vastuualueet vastaavat omaan osaamisalaansa liittyvistä hankinnoista itsenäisesti Hankintojen suunnittelu ja toteuttaminen sekä hankintojen elinkaariajattelu edellyttää riittävää resurssointia sekä osaavaa henkilöstöä. Näistä lähtökohdista on katsottu tarkoituksenmukaiseksi selvittää vuoden 2023 aikana, tullaanko hankinnat tulevaisuudessakin toteuttamaan hajautetusti vai tulisiko mahdollisesti pohtia osaksikin hankintojen keskittämistä. Samalla päätettiin arvioida tarpeellinen resurssointi hankintaosaamisen näkökulmasta.

Sinänsä koettiin tarkoituksenmukaisena, että hankintojen suunnittelu ja hankintojen toteuttaminen edelleenkin toteutetaan hyväksytyn hankintaohjelman mukaisesti hajautetusti. Tiedostetaan kyllä, että keskitetyllä hankintatoimella voi olla etunsa varsinkin poikkihallinnollisten hankintojen läpiviemisessä sekä osaamisen keskittymisellä yhteen paikkaan. Toisaalta tavara- tai palvelutarpeen arviointi kuuluu luonnollisena osana toimialojen ja/tai vastuualueiden toimintaa. Tälläkin hetkellä suurella osalla toimialojen henkilöstöä on virkatehtäviin tai toimenkuviin sisällytetty hankintojen toteuttaminen toiminta- tai muun säännöstön tai määräysten mukaisena.

Keskustelun ja toimialojen palautteen perusteella on kuitenkin selvää, että hankintaosaamisen ja -asiantuntijuuden vahvistamiseen toimialoilla on tarvetta. hankintojen koordinoinnin lisäksi kiteytettynä voidaan todeta, että vastuualueilla kaivataan muun muassa kilpailutuksessa käytettävien ohjelmistojen käyttöperiaatteiden yhtenäistä ohjeistamista ja kehittämistä. Samalla koetaan, että hankintojen läpiviennin ja toteuttamisen tueksi vastuualueilla tarvitaan ajoittain hankintajuridista osaamista. Hankintojen toteuttaminen tapahtuu yhä enemmän sähköisten alustojen kautta ja näin ollen kaupungin käytössä olevan pienhankintaportaalin pääkäyttäjyys olisi hyvä olla selkeästi määritelty. Työryhmän käsittelyssä tuotiin esille myös koulutuksen lisäämisen tarve. Tiedostetaan kyllä, että hankintakoulutusta on laajalti tarjolla, mutta sen kohdentaminen tarkoituksenmukaisesti koko organisaation näkökulmasta edellyttää koordinointia.

Kuten yllä on todettu, toimivalta hankintojen toteuttamisesta on vastuualueilla. Hankintojen yhteensovittamisen osalta konsernihallinnon ja -palveluiden toimintasääntöä on kuitenkin syytä tarkentaa.

Todetaan, että hajautettua hankintatoimea ei ole työryhmän näkemyksen mukaan syytä muuttaa. Ottaen huomioon yllä esitetyt asiantuntijuuteen liittyvät tarpeet ja samalla tarve selkeyttää kokonaisuutta koko organisaation näkökulmasta, on kuitenkin päädytty esittämään hankinta-asiantuntijan viran perustamista. Virka on tarkoituksenmukaisinta perustaa konsernihallinnon ja -palveluiden alaisuuteen. Hankinta-asiantuntijalta edellytettäisiin kokonaisvaltaista hankintamenettelyn sekä -lain tuntemusta. Asiantuntija tukisi osaltaan kilpailutusten toteutuksia ja vastaisi koko organisaation hankintatoimen kehittämisestä. Kelpoisuusvaatimuksista sekä muista tehtävään liittyvistä vaatimuksista päätettäisiin erikseen. Viran perustaminen edellyttää tarkennuksia konsernihallinnon ja -palveluiden toimintasääntöön. Asia viedään ennen lopullista päätöksentekoa henkilöstösuunnittelutyöryhmän käsiteltäväksi.

Vs. kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus merkitsee yllä olevan tiedoksi ja edellyttää, että asia tuodaan vielä erikseen kaupunginhallituksen päätettäväksi.

Päätös Kaupunginhallitus merkitsi yllä olevan tiedoksi ja päätti perustaa hankinta-asiantuntijan viran konsernihallinto ja -palvelujen alaisuuteen.