Stadsfullmäktige
Esityslista 10.11.2025/Asianro 119

Stadsstyrelsen 28.10.2025 § 452

Beredning stadsdirektör Stina Mattila, förvaltningsdirektör Ben Weizmann och förvaltningsexpert Lea Mäkelä

Beträffande fullmäktiges officiella sammanträden ingår i förvaltningsstadgan följande om att inkalla ersättare för en fullmäktigeledamot:

98 § Inkallande av ersättare för en fullmäktigeledamot

En fullmäktigeledamot som inte kan närvara vid ett sammanträde eller som är jävig att behandla ett ärende på föredragningslistan ska omedelbart anmäla förhinder eller jäv till fullmäktiges ordförande. En anmälan till ordföranden kan även lämnas till fullmäktiges sekreterare.

När ordföranden eller sekreteraren har fått anmälan om förhinder eller jäv av ledamoten eller på något annat tillförlitligt sätt ska ordföranden eller sekreteraren kalla in en sådan ersättare för fullmäktigeledamoten som avses i 17 § 1 mom. i kommunallagen.

 Ersättarna kallas in i den ordning som de träder i ledamöternas ställe.

 Ordföranden ska vid behov lämna till fullmäktige att avgöra frågan om jäv för en fullmäktigeledamot eller någon annan person med närvarorätt.

Fullmäktiges seminarier och aftonskolor är slutna tillfällen och utomstående personer bjuds inte in eller tillåts. Personer som deltar i fullmäktiges andra tillställningar betalas arvode, reseersättning och ersättning för inkomstbortfall som föranleds av förtroendeuppdraget enligt förvaltningsstadgan. Man kan delta i tillställningarna både på plats och via fjärranslutning.

I diskussioner har det föreslagits att alla ersättarna skulle kunna delta i alla andra tillställningar utom i stadsfullmäktiges egentliga sammanträden.

 Vår stad har 43 stadsfullmäktige och 43 ersättare, sammanlagt 86 personer. Under tillställningarna ordnas också servering, beroende på tillställningen art. När man beaktar det stora antalet deltagare, nästan 100 personer med tjänsteinnehavarna inräknade, är det klart att arrangemangen blir krävande. Man bör också beakta att kostnaderna och behovet av utrymme ökar avsevärt.

Under föregående fullmäktigeperiod har praxis varit att deltagande i tillställningar bestäms enligt 98 § i förvaltningsstadgan, dock så att om en ledamot har haft förhinder har dennes ersättare kallats till fullmäktigeinfo och seminarier om de har hållits samma dag som stadsfullmäktiges sammanträde. Fullmäktigeinfo har ordnats endast via fjärranslutning (Teams) och inbjudan har förmedlats också till alla ersättarna. Man har strävat efter att ordna fjärranslutning till fullmäktigeseminarierna i mån av möjlighet. Ersättarna har, om de så har önskat, kunnat följa fullmäktigeinfo och -seminarier frivilligt, utan arvode. Ersättarna har betalats arvode om de har deltagit i stället för en ledamot.

Seminarierna hålls främst dagtid och de varar i allmänhet hela dagen. Deltagarna växlar mycket under dagen. Om en ersättare kallas skilt till ett seminarium orsakar detta extra administrativt arbete. Därför är det ändamålsenligt att ersättare kan följa seminarier via fjärranslutning på samma sätt som tidigare, men ersättarna får inte längre skild inbjudan till seminarierna om de inte deltar i fullmäktiges sammanträde i stället för en ledamot.

Samtidigt föreslås det att ledamöterna deltar i fullmäktigeseminarierna fysiskt på plats. I seminarierna ordnas ofta olika workshopar och grupparbeten i vilka man stakar ut linjer för ärenden som är under beredning eller som kommer upp till beslut. Därför är det också i praktiken ändamålsenligt att ledamöterna är fysiskt närvarande under seminarierna.

På basis av ovan anförda betalas arvode för seminarier endast till deltagare som är fysiskt närvarande.

Stadsdirektören Stadsstyrelsen föreslår stadsfullmäktige att riktlinjerna för seminariepraxis och ersättarnas deltagande stakas ut enligt ovan nämnda.

Beslut 

Stadsfullmäktige 10.11.2025  

601/00.01.01.00/2025                    

Stadsstyrelsen Stadsfullmäktige godkänner riktlinjerna för seminariepraxis och ersättarnas deltagande stakas ut enligt ovan nämnda.

Beslut