Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 27.10.2025/Pykälä 452

Kaupunginhallitus 27.10.2025 § 452  

601/00.01.01.00/2025  

Valmistelija Kaupunginjohtaja Stina Mattila, hallintojohtaja Ben Weizmann ja hallintoasiantuntija Lea Mäkelä

Hallintosääntöön on valtuuston virallisten kokousten osalta kirjoitettu

varavaltuutettujen kutsumisesta valtuuston kokouksiin seuraavaa:

98 § Varavaltuutetun kutsuminen

Valtuutetun, joka ei pääse kokoukseen tai on esteellinen käsittelemään esityslistalla olevaa asiaa, on viipymättä iImoitettava esteestä tai esteeIIisyydestä valtuuston puheenjohtajalle. Puheenjohtajalle tehtävä ilmoitus voidaan jättää myös valtuuston sihteerille.

Saatuaan valtuutetulta tai muuten luotettavasti

tiedon esteestä tai esteellisyydestä puheenjohtajan tai sihteerin

on kutsuttava valtuutetun sijaan kuntalain 17 §:n 1 momentissa tarkoitettu varavaltuutettu. Varavaltuutetut kutsutaan kokoukseen

noudattaen heidän sijaantulojärjestystään. Puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava valtuutetun ja muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteelIisyys valtuuston ratkaistavaksi.

Valtuuston seminaarit ja iltakoulut ovat suljettuja tilaisuuksia, eikä tilaisuuksiin kutsuta tai sallita ulkopuolisia henkilöitä. Valtuuston muihin tilaisuuksiin läsnäolijoille korvataan luottamustehtävän hoitamisesta hallintosäännön mukaiset palkkiot, matkakorvaukset ja ansiomenetyskorvaukset. Tilaisuuksiin on ollut mahdollista osallistua niin fyysisesti kuin etäyhteyksienkin avulla.

Keskusteluissa on esitetty, että muihin tilaisuuksiin kuin valtuuston

virallisiin kokouksiin voisi osallistua kaikki varavaltuutetut. Kaupungissamme on 43 varsinaista valtuutettua sekä 43 varavaltuutettua eli yhteensä 86 henkilöä. Lisäksi tilaisuuksiin järjestetään tarjoilut tilaisuuden mukaan. Kun otetaan huomioon osallistujien suuri määrä, viranhaltijoineen lähes 100 henkilöä, on selvää, että järjestelyt ovat haasteellisia. Tulee myöskin huomioida, että kustannukset ja tilatarve kasvavat merkittävästi.

Edellisellä valtuustokaudella vakiintunut käytäntö on ollut, että tilaisuuksiin osallistuminen määräytyy hallintosäännön 98 §:n mukaisesti kuitenkin siten, että mikäli varsinainen valtuutettu on ollut estynyt varsinaiseen kokoukseen on varavaltuutettu kutsuttu valtuustoinfoon sekä seminaareihin mikäli ne on pidetty samana päivänä kuin valtuuston kokous. Valtuustoinfot on järjestetty vain etäyhteyksien avulla (Teams) ja kutsu on välitetty myös kaikille varavaltuutetuille. Valtuustoseminaareihin on pyritty järjestämään etäyhteys mahdollisuuksien mukaan. Varavaltuutetut ovat voineet halutessaan seurata infoa ja seminaaria omaehtoisesti ilman palkkiota. Varavaltuutetulle on maksettu palkkio mikäli hän on ollut tilaisuudessa varsinaisen valtuutetun tilalla.

Seminaarit pidetään pääsääntöisesti päivällä ja kestävät yleensä koko päivän. Vaihtuvuus päivän aikana on runsasta. Mikäli varavaltuutettu kutsutaan erikseen paikalle seminaareihin, aiheuttaa se ylimääräistä hallinnollista työtä. Näin ollen on tarkoituksen mukaista, että varavaltuutetuilla on mahdollisuus seurata seminaareja etäyhteyksien kautta kuten aiemminkin, mutta varavaltuutettuja ei erikseen enää kutsuta seminaareihin mikäli varavaltuutettu ei tule varsinaisen valtuutetun tilalle valtuuston kokoukseen.

Samalla esitetään, että varsinaiset valtuutetut osallistuisivat valtuustoseminaareihin fyysisesti paikan päällä. Seminaareissa järjestetään usein erilaisia työpajoja sekä ryhmätöitä, joissa linjataan valmistelussa olevia tai valmisteluun tulevia asioita. Näin ollen käytännössäkin on tarkoituksenmukaista, että valtuutetut ovat seminaareissa fyysisesti läsnä.

Edellä olevan perusteella palkkio seminaarista maksetaan ainoastaan fyysisesti läsnäoleville.

Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että seminaarikäytänteistä ja varavaltuutettujen osallistumisesta linjataan yllä olevan mukaisesti.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen.