Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.10.2024/Pykälä 407

Tarkastuslautakunta 01.10.2024 § 91 

Valmistelija sisäinen tarkastaja Mia Försti

 Kokkolan kaupungin ja kaupungin tytäryhteisöjen tilintarkastus- palvelut kilpailutettiin loppuvuodesta 2020. Valtuusto teki 14.12.2020 § 104 hankintapäätöksen, jolla  tilikausien 2021 - 2024 hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen suorittajaksi valittiin kokonais- taloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt KPMG Oy. Samassa yhteydessä valtuusto valtuutti tarkastuslautakunnan tekemään päätöksen kahden (1+1) optiovuoden (tilikaudet 2025 ja 2026) käytöstä vuodeksi kerrallaan tarjouspyynnön mukaisesti kuusi (6) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.

 Kaupungin nykyinen sopimus on voimassa tilikausien 2021 - 2024 tarkastuksen ajan päättyen vuoden 2024 tilinpäätöksen tultua lainvoimaisesti hyväksyttyä. Optiovuosi koskee tilikauden 2025 tarkastusta ja sopimus siihen liittyen tulee päättymään vuoden 2025 tilinpäätöksen tultua lainvoimaisesti hyväksyttyä.

 Option käytöstä on keskusteltu vastuullisen JHT-tilintarkastajan ja kaupungin talousjohtajan kanssa. Tilintarkastusyhteisöllä on valmiudet hoitaa hallinnon ja talouden tarkastus tarjouspyynnössä edellytettyjen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen sekä palvelusisältöön liittyvien vaatimusten mukaisesti. Varsinainen sopimuskausi päättyy vuoden 2024 tilinpäätöksen tultua lainvoimaiseksi. Asia on hyvä saattaa päätöksentekoon syksyn 2024 aikana, että päätös ehtii saada lainvoiman 6 kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.

 Hankintasopimus optiovuodesta ei synny tarkastuslautakunnan päätöksellä vaan erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Kukin tytäryhteisö tekee sopimuksen optiovuodesta tilintarkastusyhteisön kanssa sen mukaisesti kuin yhtiöjärjestyksessä ja säännöissä on määrätty. Sopimuksessa optiovuodesta noudatetaan alkuperäiseen tarjouskilpailuun perustuvaa hinnoittelua ja muita ehtoja.

Päätösesitys puheenjohtajan selostuksen pohjalta

 Tarkastuslautakunta päättää

1. käyttää optiovuoden hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista, optiovuosi koskee tilikauden 2025 tarkastusta

2. esittää kaupungin tytäryhteisöille tilintarkastusyhteisöksi tilikaudelle 2025 Kuntalain 122 §:n mukaisesti kaupungin valitsemaa tilintarkastusyhteisöä

3. saattaa päätöksen kaupungin tytäryhteisöjen tilintarkastusyhteisön valintaa koskien kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten.

Päätös Päätösesitys hyväksyttiin.

Kaupunginhallitus 07.10.2024 § 407  

643/00.03.03/2024  

Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus

1  merkitsee tiedoksi optiovuoden käytön hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista. Optiovuosi koskee tilikauden 2025 tarkastusta.

2  saattaa tarkastuslautakunnan päätöksen tytäryhteisöille tiedoksi ja toimenpiteitä varten.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen.