Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta
Pöytäkirja 29.05.2024/Pykälä 59

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 29.05.2024 § 59  

436/12.03.03/2024  

Valmistelija museotoimenjohtaja Joanna Kurth

 Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta käsitteli kokouksessaan 22.2.2023 § 30 selvityksen Kokkolan kotiseutuarkiston nykytilasta, kehittämisestä ja tulevaisuudesta ja merkitsi sen tiedokseen.

 Kokkolan kotiseutuarkisto on Kokkolan kaupungin ylläpitämä ja K.H.Renlundin museon hallinnoima arkistokokonaisuus, johon on talletettu paikallisten toimijoiden, kuten yksityisten, yhdistyksien, talojen ja vastaavien aineistoja niiltä osin, kuin niiden säilyttäminen on merkityksellistä paikallisen historian tallentamiseksi.

 Selvityksestä käy ilmi, että kotiseutuarkistossa on noin 400 hyllymetriä aineistoa, joka sisältää materiaalia noin 170 arkistonmuodostajalta. Arviolta noin puolet aineistosta muodostuu talletuksista. Selvityksessä linjattiin muun muassa, että aineiston vastaanottamisessa suositaan lahjoituksia, uusia arkistonmuodostajia ei oteta vastaan ja että toimivilta yhdistyksiltä arkistoon otetaan vastaan vain yli kymmenen vuotta vanhempaa aineistoa.

 Selvityksen linjauksia tulee päivittää koskien talletussopimuksia. K.H.Renlundin museo käy parhaillaan läpi kotiseutuarkiston aineistoja ja osana sitä prosessia kaikki talletussopimukset tullaan irtisanomaan kuluvan ja ensi vuoden aikana. Talletuksen irtisanomisen yhteydessä tallettaja voi valita lahjoittaako aineiston kotiseutuarkistolle vai ottaako aineiston takaisin itselleen. Jos tallettaja päätyy lahjoitukseen, tehdään uusi sopimus lahjoituksesta.

 Talletussopimusten purkamisen taustalla on useita perusteita. Arkiston toimintaan vaikuttavat tietosuojavaatimukset ovat kiristyneet vuonna 2018 voimaan tulleen tietosuojalain myötä. Sen myötä kirjasto-, arkisto- ja museoalan nykykäytäntöihin kuuluu pääasiassa vain sellaisen aineiston vastaanottaminen, jonka mukana siirtyy aineiston täysimittainen omistajuus ja siten hallinta- ja käyttöoikeus sekä -vastuut voimassa olevan lainsäädännön puitteissa. Elävien ihmisten henkilötietoja sisältävän arkistoaineiston tallettaminen arkistoon niin, että omistajuus ei siirry arkistolle, on lain näkökulmasta ongelmallista. Saattaa muodostua tilanne, jossa alkuperäinen omistaja säilyy henkilötietojen rekisterinpitäjänä kotiseutuarkiston toimiessa henkilötietojen käsittelijänä aineiston omistajan lukuun. Tämä voi edellyttää erillisen sopimuksen tekemistä toimijoiden kesken vastuukysymyksiin liittyen, mikä ei ole tarkoituksenmukaista. Talletussopimukset ovat ongelmallisia myös esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, että aineiston tallettanut yhdistys tai toimija lopettaa toimintansa.

 Talletussopimusten purkaminen ja siitä seuraava talletusten muuttaminen lahjoituksiksi tai aineiston palautus ovat ajankohtaisia myös kotiseutuarkiston tilakysymysten vuoksi. Nykyinen kotiseutuarkiston tila ei moniltakaan osin vastaa arkistoille asetettuja vaatimuksia, jonka lisäksi tila on luokiteltu väestönsuojaksi ja tarvittaessa pitää olla tyhjennettävissä 72 tunnin varoajalla. Museon tavoitteena on saada uudet kokoelma- ja arkistotilat lähivuosien aikana. Arkistossa oleva aineiston läpikäynti ja aineiston sopimusten ajantasaistaminen pohjustaa mahdollista tulevaa muuttoa uusiin tiloihin.

Sivistysjohtaja Lautakunta merkitsee Kokkolan kotiseutuarkiston talletussopimusten tilanteen ja sopimusten irtisanomisen tiedoksi.

Päätös Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta merkitsi tiedoksi Kokkolan kotiseutuarkiston talletussopimusten tilanteen ja sopimusten irtisanomisen.